SES.HOSPEDAJES es la plataforma oficial habilitada por el Ministerio del Interior para que las personas físicas o jurídicas puedan cumplir con las obligaciones de registro documental y envío de información sobre huéspedes, establecidas en el Real Decreto 933/2021.

El principal objetivo de SES.HOSPEDAJES es simplificar el proceso de registro de huéspedes. Es una plataforma centralizada donde los anfitriones pueden enviar toda la información requerida sobre sus visitantes y sustituye a los anteriores sistemas de registro como Hospederías de la Guardia Civil y WebPol/E-HOTEL de la Policía Nacional, unificando el proceso en una sola interfaz digital.

El sistema fue creado para facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales relacionadas con el registro de viajeros, proporcionando una vía única para el envío de información en toda España.

Su implementación responde a la necesidad de modernizar y estandarizar el proceso de registro a través de un procedimiento electrónico en la web del Ministerio del Interior https://sede.mir.gob.es y permitirá un control más eficiente de la seguridad ciudadana y contribuyendo a la prevención del terrorismo y el crimen organizado.

La Información completa sobre la normativa y los trámites puede descargarse en el siguiente enlace. 

https://www.airbnb.es/help/article/3376

https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2021-17461

https://www.interior.gob.es/opencms /.galleries/prensa/2022/def-12122022documento-informativo-SES-HOSPEDAJES-def4.docx

La normativa afecta a todas las personas físicas o jurídicas que desarrollen cualquier actividad de hospedaje a cambio de una contraprestación económica. Esto incluye hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico, casas rurales, bungalows, campings y cualquier otro tipo de alojamiento turístico dentro del territorio nacional.

El Real Decreto 933/2021 es claro en este sentido: todos los anfitriones de alquileres turísticos en España deben completar el proceso de registro de viajeros siempre que acojan huéspedes, independientemente de la tipología de su alojamiento. La obligación es universal desde el 2 de diciembre de 2024, sin excepciones basadas en el tipo de establecimiento o el volumen de actividad.

El Real Decreto 933/2021 establece distintas obligaciones:

• • • Registro documental: los sujetos obligados deben llevar un registro informático en el que consten los datos requeridos en el marco del Real Decreto 933/2021. Los datos del registro deberán conservarse durante tres años desde la fecha de salida del huésped. No obstante, los anfitriones que no ejerzan su actividad de manera profesional no tendrán que cumplir esta obligación.
    • Comunicación de datos: los sujetos obligados tendrán que registrarse a título individual, y también registrar sus alojamientos, siguiendo los procedimientos establecidos por el Ministerio del Interior. Asimismo, deberán facilitar todos los datos previstos en el anexo I (en especial, los que se indican en los incisos 3 y 4) con respecto a cada reserva.

Los datos obligatorios que el establecimiento de hospedaje debe transmitir en relación con cada cliente son 13 (antes eran 11).

Ocho sobre la identificación del cliente:

• • • Primer apellido.
    • Segundo apellido.
    • Número de documento de identidad.
    • Número soporte documento.
    • Tipo de documento.
    • Teléfono fijo, móvil o correo electrónico.
    • Relación de parentesco, si algún viajero es menor.

Cinco sobre la transacción económica:

• • • Número de referencia del contrato.
    • Fecha del contrato.
    • Fecha y hora de entrada.
    • Fecha y hora de salida.
    • Identificación del medio de pago.

Adicionalmente, existen datos opcionales como nacionalidad, sexo (obligatorio para algunas plataformas), parentesco (obligatorio cuando hay menores en la reserva), información complementaria del pago, etc.

Sí, es obligatorio registrar a todos los huéspedes, sin importar su edad, desde recién nacidos hasta adultos mayores. En el caso específico de las personas menores de catorce años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad que los acompañe.

Una diferencia importante respecto a la normativa anterior es que ahora se requiere especificar la relación de parentesco entre los menores y los adultos responsables, lo que añade un nivel adicional de documentación.

La comunicación de la información de huéspedes al sistema SES.Hospedajes puede realizarse de dos formas principales:

Envío manual a través de la web

Accediendo al portal oficial de SES.Hospedajes (Sede Electrónica del Ministerio del Interior) y registrando los datos uno por uno mediante los formularios en línea. Para ello, primero hay que ingresar con certificado digital o sistema Cl@ve y dar de alta el alojamiento en la plataforma; luego se pueden ir introduciendo los partes de entrada de viajeros de forma manual. La plataforma permite gestionar múltiples alojamientos y enviar las altas de huéspedes, generando justificantes de envío y alertas si falta algún dato o hay errores en el formato.

Envío automatizado vía software (API)

Utilizando una herramienta informática externa (un SaaS) que se integre con SES.Hospedajes para transmitir los datos de forma directa y automática. En este caso, el alojamiento suele usar un programa o app especializada en registro de huéspedes: dicha aplicación recoge los datos (por ejemplo, escaneando el DNI o mediante un check-in online que rellena el huésped) y luego conecta con los servidores de SES.Hospedajes para enviar la información requerida sin que el propietario tenga que entrar en la web oficial cada vez.

Para habilitar esta opción, en el perfil de SES.Hospedajes del alojamiento se debe activar el “envío por servicio web” y obtener las credenciales de conexión que la herramienta externa utilizará.

En ambos casos, es indispensable haberse registrado previamente en SES.Hospedajes como establecimiento y contar con medios de identificación electrónica válidos.

Los plazos establecidos son muy claros:

• • • Para reservas nuevas: la información debe ser reportada a SES.HOSPEDAJES tan pronto como se realiza la reserva, incluso si en ese momento no se dispone de todos los datos del huésped.
    • Para check-ins: los datos completos sobre la entrada de huéspedes deben transmitirse en un plazo no superior a 24 horas desde el momento de la entrada.
    • Para cancelaciones: deben ser reportadas de forma inmediata a SES.HOSPEDAJES, independientemente del motivo o el momento en que se produzcan.

Es fundamental cumplir estrictamente con estos plazos, ya que su incumplimiento puede considerarse una infracción de la normativa.

Este es un escenario común que requiere una gestión específica. Cuando los huéspedes de una misma reserva no ingresan todos juntos, sino que llegan en días diferentes, el plazo de comunicación de los datos sigue siendo de 24 horas a contar desde la entrada de cada huésped. Por tanto, se debe proceder al registro individual de cada uno en el momento en que accede al inmueble.

En caso de que un huésped se niegue a proporcionar todos los datos requeridos, los anfitriones tienen derecho a rechazar la reserva. La recomendación de expertos es compartir con el huésped la legislación sobre el registro de viajeros, explicando claramente la obligatoriedad del procedimiento. Normalmente, una información adecuada resuelve la resistencia inicial.

Por otra parte, es importante destacar que los establecimientos son responsables de la exactitud de los datos proporcionados, por lo que deben asegurarse de que la información sea verídica y está completa.

https://www.airbnb.es/help/article/3376

El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el Real Decreto 933/2021 puede acarrear sanciones importantes económicas según lo establecido en el artículo 8 del decreto, las infracciones se clasifican y sancionan conforme al capítulo V de la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. Estas están clasificadas según su gravedad:

• • • Infracciones graves: incluyen la carencia de los registros documentales previstos en el decreto y la omisión de las comunicaciones obligatorias. Estas infracciones pueden ser sancionadas con multas entre 601 y 30.000 euros. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 60.000 euros en los casos más graves.
  • • Infracciones leves: incluyen irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros y la realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido. Estas pueden ser sancionadas con multas de hasta 600 euros.

Sí, además de las sanciones por incumplimiento del registro de viajeros, los establecimientos pueden enfrentar sanciones adicionales relacionadas con la protección de datos. Según la Agencia Española de Protección de Datos, continuar con prácticas obsoletas como fotocopiar el DNI de los huéspedes puede resultar en una multa de hasta el 4% de la facturación anual del establecimiento.

Estas sanciones son independientes de las establecidas por el incumplimiento del registro y pueden sumarse a estas, aumentando significativamente el impacto económico para el establecimiento infractor.

Las autoridades pueden realizar inspecciones aleatorias a los establecimientos para verificar el correcto cumplimiento de la normativa. Además, existe un cruce de datos entre los sistemas de SES.HOSPEDAJES y otras plataformas gubernamentales que puede detectar inconsistencias o ausencias en el registro de viajeros.

En caso de inspección, los establecimientos deben poder demostrar que han registrado correctamente a todos sus huéspedes dentro de los plazos establecidos y que conservan la documentación durante el periodo requerido (tres años para los proveedores profesionales).

De hecho, la nueva plataforma SES.HOSPEDAJE incorpora una casilla que hay que marcar que menciona "Envió de comunicación por servicio Web" para poder realizar el registro vía algún servicio web o web service a travez de una App que están sincronizadas con SES.HOSPEDAJES del ministerio del interior.

El art. 12 de la Ley Orgánica 1/1992, de 21 de febrero, de Protección de la Seguridad Ciudadana, señala que las personas naturales o jurídicas que desarrollen actividades relevantes para la seguridad ciudadana, entre ellas las de hospedaje, deberán llevar a cabo las actuaciones de registro documental e información previstas en la normativa vigente.

https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2003-13865

Basándonos en la experiencia de usuarios y plataformas de gestión, los errores más frecuentes incluyen:

• • • Reservas con estado “Incompleto”: ocurre cuando faltan datos obligatorios en el registro. La solución implica verificar que todos los campos requeridos estén completos, revisar la exactitud de los documentos de identidad y asegurarse de incluir las fechas correctas de entrada y salida.
    • Notificaciones de error por correo: SES.HOSPEDAJES envía notificaciones cuando detecta problemas con los datos enviados, generalmente relacionados con formato incorrecto de documentación, datos personales mal introducidos o inconsistencias en las fechas de estancia.
    • Problemas con códigos postales: los errores de código postal son particularmente comunes y pueden causar el rechazo del registro, la imposibilidad de completar el proceso o notificaciones de error del sistema.
    • Error de Contraseña Webservice: al intentar conectar una propiedad con SES.HOSPEDAJES, puede aparecer un error relacionado con la contraseña. La solución consiste en acceder a la plataforma y cambiar la contraseña del servicio web.
    • Error de Usuario Webservice: para resolver este problema, es necesario desactivar y volver a activar la opción “Envío de comunicaciones por servicio web” en la sección “Mis datos registrados” de SES.HOSPEDAJES.

Si hay problemas con las credenciales de acceso, se recomienda:

• • • Verificar que el Usuario Webservice termine con “WS”, que es el formato correcto para este tipo de credencial.
    • Comprobar que los códigos de establecimiento y arrendador contengan los mismos números (incluidos los ceros) que los facilitados por SES.HOSPEDAJES en el correo de confirmación.
    • Asegurarse de que la contraseña sea correcta, prestando especial atención a los caracteres especiales como comillas dobles (” “) o simples (‘ ‘), que podrían generar errores al utilizar un software para la comunicación de los partes.

Si el problema persiste, se puede restablecer la contraseña en SES.HOSPEDAJES accediendo a la plataforma y utilizando la opción correspondiente.

Los problemas de conectividad entre los sistemas de gestión y SES.HOSPEDAJES pueden deberse a diversas causas:

• • • Problemas de red: verificar la conexión a internet y asegurarse de que no hay restricciones de firewall que puedan estar bloqueando la comunicación.
    • Caídas temporales del servidor: en ocasiones, el servidor de SES.HOSPEDAJES puede experimentar interrupciones temporales. En estos casos, se recomienda intentar la transmisión más tarde.
    • Incompatibilidades técnicas: algunas plataformas externas pueden tener problemas de compatibilidad con SES.HOSPEDAJES. En estos casos, es recomendable contactar con el soporte técnico de la plataforma para obtener asistencia específica.

Suele ser común la interrupción del servicio durante horas punta, especialmente viernes por la tarde, cuando muchos establecimientos están realizando check-ins simultáneamente. En estas situaciones, la recomendación de expertos es intentar realizar los registros en horarios menos congestionados o utilizar plataformas externas que almacenen temporalmente los datos y los reenvíen automáticamente cuando el sistema esté disponible.

El soporte oficial para SES.HOSPEDAJES se puede obtener a través de los siguientes canales:

• • • Portal de ayuda del Ministerio del Interior: disponible en la Sede Electrónica, ofrece guías detalladas y respuestas a preguntas frecuentes.
    • Servicio de atención telefónica: el Ministerio del Interior dispone de un número de atención dedicado a incidencias con SES.HOSPEDAJES.
    • Delegaciones provinciales de la Policía Nacional o Guardia Civil: Pueden proporcionar asistencia presencial para casos específicos.

Adicionalmente, muchas plataformas de gestión como Chekin, Check-in Scan o Partee ofrecen soporte especializado para sus usuarios, proporcionando ayuda en la configuración y resolución de problemas específicos de integración entre sus sistemas y SES.HOSPEDAJES.

Existen numerosas herramientas externas de registro de huéspedes que se han adaptado para funcionar con SES.Hospedajes. Estas plataformas permiten llevar a cabo el proceso de check-in digitalmente y luego transmitir la información automáticamente a la base de datos del Ministerio, gracias a la integración mediante los servicios web (API) oficiales. Las soluciones más conocidas en el mercado español son las que se indican a continuación.

• Checkinscan.com: Es una aplicación móvil pionera que permite escanear el DNI/Pasaporte del huésped con el teléfono, capturar la firma digital en pantalla, y gestionar el envío de los partes de entrada de forma electrónica. Es muy valorada por su simplicidad para pequeños alojamientos.

Check-in Scan ha incorporado en sus últimas versiones la compatibilidad con SES.Hospedajes (antes trabajaba con Hospederías y Webpol), de modo que sus usuarios puedan seguir enviando los registros sin cambiar de herramienta. En su web tienen publicado todo lo que debes saber de ses.hospedaje.

• Partee.es: Es una plataforma española de gestión de registros que se integraba con las policías (Nacional, Guardia Civil e incluso Mossos/Ertzaintza) y ahora con SES. Partee ofrece un panel web (en español) donde el gestor del alojamiento puede ver todas sus reservas y huéspedes; la herramienta conecta con SES.Hospedajes automáticamente una vez configurados los datos de conexión del establecimiento.

Muchos la usan en sincronía con channel managers o motores de reserva para que importe las llegadas del día. Su enfoque está muy centrado en el cumplimiento legal en España, permitiendo con un solo software enviar a cada cuerpo según corresponda (lo cual fue útil durante la transición, y ahora principalmente con SES).

• Chekin.com: Es otra solución integral ampliamente utilizada, que destaca por ofrecer check-in online previo (envío de enlace al huésped para que introduzca sus datos y foto del documento antes de su llegada). Chekin incluye funcionalidades avanzadas como verificación biométrica de identidad (para comparar la foto del documento con un selfie del huésped) y firma digital de contratos de alquiler.

Está integrada de forma nativa con SES.Hospedajes y otras autoridades, de modo que una vez el huésped completa su pre-check-in, la plataforma remite los datos en tiempo real a las autoridades competentes. También se integra con PMS (Property Management Systems) y plataformas de reservas, haciendo muy eficiente la gestión para profesionales. En su web nos ofrecen una guía gratuita para descargar Chekin_Guía_SES.Hospedajes.

Las ventajas de utilizar plataformas especializadas son numerosas:

• • • Ahorro de tiempo: las plataformas automatizan el proceso de registro, liberando tiempo que puede dedicarse a mejorar la experiencia del huésped.
    • Reducción de errores: la automatización minimiza el riesgo de errores humanos en la introducción de datos, asegurando que toda la información requerida se envíe correctamente.
    • Cumplimiento de plazos: las plataformas garantizan que los datos se envíen dentro de los plazos establecidos por la normativa, incluso para reservas realizadas fuera del horario laboral.
    • Almacenamiento seguro: los datos se almacenan de forma segura durante el tiempo requerido por la ley (tres años), facilitando su recuperación en caso necesario.
    • Adaptación a cambios normativos: las plataformas se actualizan automáticamente para adaptarse a los cambios en la normativa, manteniendo siempre el cumplimiento legal.

Espero que esta guía con todo lo que debes saber sobre SES.HOSPEDAJES aclare todas tus dudas y te ayude a cumplir con la nueva normativa de registro de viajeros en España.

Fuentes: esta guía se ha basado en la normativa vigente (Real Decreto 933/2021) y en guías especializadas de plataformas del sector. Se consultaron recursos oficiales y artículos de expertos, incluyendo el centro de ayuda de Airbnb, blogs de proveedores como Civitfun, Chekin y Partee, además de análisis legales de PwC  y noticias del sector turístico, para ofrecer una visión completa y actualizada sobre SES.Hospedajes.

Nota informativa de Checkin Scan del 2 de abril del 2025:

Con el objetivo de cumplir con la normativa vigente, hemos adaptado nuestros procesos de recogida de datos personales a las actuales directrices de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Esto implica que, a partir de hoy, Check-in Scan procesará los documentos de identidad aplicando un procedimiento de escaneo mediante técnica OCR (que convierte la imagen en texto), sin almacenar posteriormente la imagen.

Este proceso se realizará de forma voluntaria por el huésped, previa obtención del consentimiento inequívoco del mismo y únicamente para extraer los datos necesarios para el registro, eliminando automáticamente la imagen una vez completado el proceso.

Esta medida responde al principio de minimización de datos establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que indica que solo se deben conservar los datos estrictamente necesarios para la finalidad del registro de huéspedes, tratando únicamente los datos personales exigidos por el RD 933/2021.

¿Qué implica este cambio para ti?

• Podrás seguir realizando el check-in de tus huéspedes como siempre y la extracción de datos seguirá funcionando con normalidad.
• No se almacenarán imágenes de los documentos, pero la información extraída seguirá disponible según la normativa aplicable y tendrás acceso a la misma desde la sección Check-ins de tu panel de control web.
• Se refuerza la seguridad y cumplimiento normativo en la gestión de la información, generando mayor confianza y transparencia para el huésped y evitando asimismo la exposición a elevadas sanciones para el anfitrión en materia de protección de datos.